做報表、畫圖表，一點都不複雜！

搞定兩大Excel必備觀念，
成為分析資料、做報表的強者

採訪．整理．撰文 / 韋惟珊

明天下午給我這個月的業績概況，我想了解各產品的銷售表現，也討論一下這波促銷活動的成效。」主管一聲令下，你得從一大堆檔案裡挑出相關的銷售數字，再仔細整理和比較，才能提出開會要用到的資料。光用想的，就已經頭昏眼花，當然忍不住抱怨：「又要加班了！」
你在工作中，會用到Excel嗎？你都怎麼使用呢？輸入顧客名單、記錄銷售資料…？如果你以為Excel只是讓你把資料輸入進表格裡，那可就小看它了！它不只是單純的「表格」，還是上班族處理各種資料必備的好工具，可以幫你排列整理、統計分析、對照比較、繪製圖表，在老闆有資料需求時，馬上做分析、找解答。
可惜，大部分人一想到Excel，就會出現「難用、複雜、看不懂」的煩躁感。比方說，明明付出了很多心力做報表，卻因為不知道怎麼檢查和驗算，資料常常出錯，落得被主管指責不夠細心的下場，令人無比挫折。
「不會有一個軟體是開發出來折磨人的。Excel是分析資料的絕佳工具，如果你用起來不上手、極其耗時，那很可能是用的方法不對。」Microsoft MVP微軟全球最有價值專家王作桓指出，Excel是一個只要學習「部分功能」，就會發揮「強大效益」的工具。
只要學習「部分功能」，
分析資料不再費時、費力
很多Excel使用者都以為，會用函數的人才是高手。對王作桓來說，懂得用內建工具的人，才是真正的效率達人，因為「有些軟體本身的功能就能解決的問題，幹嘛費心力輸入落落長的公式？」像是排序、篩選、小計，都是很容易上手，又可以快速分類整理資料，得出你想要訊息的實用工具。
要說哪個內建工具非學不可，「絕對是樞紐分析！」只要原始資料是資料庫格式（第一列為資料內容的標題，每筆資料由上往下、一列列輸入，中間沒有預留空白列或空白欄），就算是新手，都能在30秒內產出想要的報表。至於精熟樞紐的人，大概只要10秒，就能輕鬆分析和比較資料。王作桓觀察，樞紐分析已足以應付85%以上的報表問題，實用性比函數高、學起來也容易，「只有樞紐分析做不出來的報表，才應該考慮函數。」
如果使用函數的能力已經很強了，更進階的就是要自己撰寫程式語言的VBA（Visual Basic for Applications），它能讓Excel自動處理繁瑣的步驟，但是大多數人其實用不到，除非你真的很有興趣，否則不需要額外花時間學習。
在超過20年幫企業做電腦培訓的經驗裡，他發現，許多人只知道個別公式和功能的用法，不懂得整合運用，或是根本沒搞懂過Excel運作的邏輯，所以才總是選錯工具和方法，導致事倍功半。其實，「只要觀念正確，很多報表是幾分鐘就能做好的。」
公式設定一次就好，
無須每格修改才高效
比方說，想要提升效率，在使用函數時就要追求「設定一個公式，Excel就幫忙複製到其他需要的儲存格，無須手動修改公式內容」。Excel在複製貼上公式時，本來就會自動調整計算的資料範圍，例如，在第二列資料的末端使用加總函數（計算第二列資料的總和），再把函數複製到「第三列」後，公式會改為計算「第三列」總和。
但有時候，公式複製貼上後卻算不出想要的結果，主因是輸入公式時儲存格的「位址」（參見P.12）設定有誤，因此想追求做報表的效率，一定要搞懂「位址」的用法。
要從「會用Excel」進階成為「使用Excel節省工時」的高效工作者，先以這兩大觀念做基礎，再深入學習Excel實際操作的用法。在接下來的內容裡，我們將一一拆解高效率的資料整理術、做出一眼看出重點的報表、到分析資料所需的小技巧（文中圖示全部參照Excel 2013版），帶你按部就班、全部學會，操作熟練之後，便足以應付大多數的分析資料需求。